[manual] Manutenção das ordens de compra

Na tela “Manutenção das ordens de compra” é possível realizar diversas alterações em pedidos já criados, como também realizar novas ordens de compra.

Além disso, nesta tela é possível realizar procedimentos como Autorizar ou Desautorizar o pedido de compra, imprimi-lo, remover ou acrescentar itens á ordem ou até mesmo excluir ordens existentes.

Na parte superior da tela existem alguns botões de comandos básicos:

1 – Clique neste botão para incluir novas ordens.

2 – Clique neste botão para realizar alguma alteração em um pedido já existente.

3 – Clicando neste botão o sistema irá cancelar a alteração ou inclusão de ordem que estava sendo realizada.

4 – Clique neste ícone para salvar a edição ou inclusão de ordens.

5 – Clique neste ícone para excluir o pedido de compra.

6 – Clicando neste botão o sistema irá apresentar as seguintes opções:

Imprimir: Irá realizar a impressão ou envio por e-mail do pedido de compra.

Autorizar/ Desautorizar: Irá abrir a tela 2.2.2 – Autorização de ordens de compra para que seja autorizado ou desautorizado o pedido de compra;

Alterar entrega: Permite a alteração da data de entrega em uma ordem. Para alterar a data de entrega de um pedido, é necessário selecionar os itens do pedido. Para isso, clique sobre um produto na grade, e arraste o mouse sobre os demais itens. Desta forma você irá selecionar os produtos do pedido que terão a data de entrega alterada. Caso queira alterar a data apenas de um item, clique sobre o produto desejado.

Cancelar Saldo: Esta opção pode ser utilizada para cancelar quantidades de saldo existente em ordens. Quando se dá uma entrada parcial num pedido, o restante que não foi baixado fica em aberto como saldo. Caso queira cancelar esse saldo criado por uma entrada parcial, selecione o pedido e clique nesta opção. O sistema irá pedir uma confirmação do procedimento.

Histórico: Clicando nesta opção o sistema irá exibir um histórico das movimentações do fornecedor em questão.

Autorizar Conferência: Autoriza a conferência da guia de entrada deste pedido.

Duplicar Ordem: Duplica a ordem de compra.

Contábil – Centro de Custo: Vinculado ao módulo contábil e as informações ao Centro de Custo para fins contábeis.

A tela ‘Manutenção do pedido de compra’ é composta de duas abas, que serão especificadas á partir de agora:

Aba Consulta

Na aba consulta, é possível realizar filtros para encontrar os pedidos desejados. Para isso, existem diversos filtros na parte superior da tela que podem ser usados como critério de pesquisa.

Após montar o filtro desejado, basta clicar no botão de pesquisa para efetuar a busca dos pedidos. As ordens encontradas serão carregadas na parte principal da tela, conforme mostra a imagem a seguir:

1 – Indica se o pedido de compra em questão já está baixado; ou seja, se toda a mercadoria da ordem já foi recebida.

2 – Este campo indica se o pedido em questão está ou não autorizado.

3 – Este campo indica se esta é uma ordem antecipada.

Os demais campos da grade se referem ás informações preenchidas no próprio pedido, como tipo da ordem utilizada, fornecedor envolvido, data de emissão, empresa que realizou a ordem e outros.

Dando um duplo clique sobre uma na grade, o sistema irá carregar o pedido na aba “Manutenção” onde poderá ser realizado qualquer tipo de alteração na ordem.

Aba Manutenção

Na parte superior desta aba, se encontra o cabeçalho da ordem, com as informações a respeito da negociação do pedido. Na parte inferior, encontram-se os itens da ordem.

1 – Cabeçalho da ordem, onde se encontram os campos que podem ser editados.

2 – Totalizador do pedido, que irá exibir o resumo dos valores da ordem.

3 – Grade onde ficam os itens da ordem de compra.

A partir de agora, serão tratados os possíveis procedimentos desta parte da tela: Alteração de cabeçalho, alteração nos itens e inclusão de novas ordens.

Alteração no cabeçalho da ordem

Para alterar as informações no cabeçalho de uma ordem selecionada, primeiramente é necessário clicar no botão Alterar. Desta forma, o sistema irá habilitar a edição do pedido.

Para realizar as alterações, basta clicar sobre o campo desejado e realizar a edição do mesmo.

Após realizar as modificações desejadas, clique no botão Salvar para efetivar as alterações. Caso queira cancelar as modificações, clique no botão Cancelar.

Alteração dos itens da ordem

Para realizar alterações nos itens do pedido é necessário utilizar os comandos que se encontram na parte inferior da tela, abaixo dos itens do pedido. Esses comandos estão destacados na imagem a seguir:

Utilizando estes botões acima, é possível incluir, excuir, editar, gravas e cancelar a alteração de algum item.

Criação de um pedido de compra

Para iniciar a criação de um pedido de compra, é necessário clicar no botão Incluir na parte superior da tela.

O sistema irá habilitar os campos no cabeçalho do pedido para que seja configurada a ordem de compra. Todos os campos devem ser preenchidos manualmente pelo usuário, com exceção do campo “Ordem” que se refere ao número da ordem que será gerada automaticamente pelo sistema. Após preencher todo o cabeçalho, clique no botão Salvar para gravar as informações.

Depois de preenchido o cabeçalho, é possível incluir os itens nesta ordem que está sendo gerada. Para isso, utilize os comandos na parte inferior da tela.

Clicando no primeiro dos botões existentes no comando inferior , o sistema habilitará uma nova linha, onde será incluído um item. A imagem a seguir mostra a linha em edição para acrescentar um novo item:

Clicando sobre o botão dentro do campo ‘Código’, o sistema irá abrir uma tela com a relação dos produtos deste fornecedor. Para incluir o item, basta clicar duas vezes sobre o produto desejado.

Após incluir cada item, clique no botão que se encontra no menu na parte de baixo da tela para salvar a inclusão.

Desta forma, você irá incluindo todos os itens desejados para o pedido de compra.

Após incluir os itens, clique no botão Salvar no alto da tela para gravar o pedido de compra.

Impressão do Pedido de Compra

Para realizar a impressão do pedido de Compra basta ir em no comando “Opções” depois na parte superior da tela e clicar em Imprimir >> Pedido.

Será aberta a seguinte mensagem na tela:

Imprimir: Imprimi o pedido de compra na Impressora configurada

Visualizar: Abre o pedido de compra para visualização

E-mail: Envia o pedido por e-mail ao fornecedor

Cancelar: Cancela operação de emissão

Recebimento: Abre o pedido de compra para visualização